در هزاره سوم ، پیشرفت وتوسعه سازمان ها و مؤسسات در گرو دسترسی به اطلاعات دقیق تر و با کیفیت بهتر و نیز ارتقاء سطح دانش ، مهارت و رفتار مطلوب منابع انسانی می‌باشد . در این اثنا که پدیده انفجار اطلاعات پیش رو است و مدیران منابع انسانی اغلب با کمبود اطلاعات دسته بندی شده روبه رو می‌شوند نیاز به سیستم اطلاعات منابع انسانی جلوه گر شده است تا حفظ و بهبود کیفیت اطلاعات ، داده های مورد نیاز را از دریای بیکران ، دسته بندی کرده و در اختیار مدیران قرار دهد (شیروانی و همکاران ، ۱۳۸۸ : ۱).

مشخص ساختن سیستم اطلاعاتی منابع انسانی نخستین و مهمترین گام رهیافت موفقیت آمیز مدیریت نیروی انسانی است. به عقیده بنیسون اطلاعات را باید به منزله کلید استراتژی در برنامه ریزی نیروی انسانی دانست. موجودی نیروی انسانی، تقاضا و عرضه آن در آینده را می توان به وسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی تعیین کرد (بنیسون^[۱۸] ،ترجمه جباری ،۱۳۸۵: ۴۵).

اگر چه امروزه برای سازمآن ها غیرممکن است که دانش خود را بدون استفاده از فناوری های اطلاعاتی و ارتباطی قابل نفوذ نمایند؛ اما همواره این انتظار از مدیران می رود که پیش از هر چیز دیگری از مهارت‌های ضروری مدیریت برخوردار باشند و مذاکرات و ارتباطات مبتنی بر شبکه را پا به پای ارتباطات چهره به چهره به پیش ببرند(براتون^[۱۹] ، ۲۰۰۱ : ۸۹) .

در چنین فضایی که رقابت رمز بقا و ماندگاری است سازمان ها سیستم کارامد اطلاعات منابع انسانی و عملکرد مناسب آن به عنوان سلاحی رقابتی در پدید آوردن فرصت ها و غلبه بر تهدیدات برای سازمان ها است و در عین حال یک مزیت نسبی و چراغ راه مدیران به حساب می‌آید (آسافو^[۲۰] ، ترجمه هاشمی فر ، ۱۳۸۶ :۲).

استقرار این سیستم مدیران سازمان را در هر سطح تصمیم گیری مجهز به اطلاعات مورد نیاز کرده و آن ها را قادر می‌سازد تا درباره استراتژیک ترین منبع تصمیمات بهتری را اتخاذ کنند . طراحی دقیق این سیستم نیز نیاز به بسط و انطباق عملی هر کدام از اجزاء اشاره شده با شرایط کاری سازمان دارد . که در این راه می توان با بهره گیری از متخصصان تحلیل و ایجاد سیستم اطلاعاتی را در قالب کارگروهی سیستم مناسبی را ایجاد کرد (علوی ، ۱۳۸۹: ۴۵).

گسترش فعالیت ها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیت ها و لزوم طرح ریزی های هماهنگ در جذب ، بهسازی ، نگهداری و کاربرد مؤثر منابع انسانی به عنوان مهمترین منبع استراتژیک هر سازمان ، ایجاد سیستم اطلاعات منابع انسانی و به روز نگه داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمان های بزرگ ضروری ساخته است ( میر سپاسی ، ۱۳۸۲ :۶۹) .

برپایی‌ یک‌ سیستم‌ اطلاعات‌ منابع‌ انسانی، حداقل‌ با یکی‌ از سه‌ علت‌ زیر توجیه‌ می‌شود( استون^[۲۱] ، ۱۹۹۸ ):
۱- رقابت‌گرایی: سیستم‌ اطلاعات‌ منابع‌ انسانی، قادر است‌ تا کارایی‌ فعالیت‌های‌ منابع‌ انسانی، و از آنجا کارایی‌کل‌سازمان‌رابالابرد.
۲- تنوع‌ کارکردی‌ با داده های‌ منابع‌ انسانی: این‌ سیستم‌ می‌تواند انواع‌ گزارش های‌ لازم‌ را از وضعیت‌ منابع‌ انسانی‌ سازمان‌ فراهم‌ سازد. این‌ گزارش‌ها امکان‌ تصمیم‌گیری‌ آگاهانه‌تر و مطمئن‌تر را برای‌ مدیران‌ منابع‌ انسانی‌فراهم‌آورده‌است.
۳- تغییر جایگاه‌ مدیریت‌ منابع‌ انسانی: یک‌ سیستم‌ اطلاعات‌ تاحد زیادی‌ جایگاه‌ و توجه‌ مدیریت‌ منابع‌ انسانی‌ را از پردازشگر صرف‌ ‌تراکنش‌ها به‌ سوی‌ مدیریت‌ استراتژیک‌ منابع‌ انسانی‌ رهنمون‌ می‌سازد. این‌ سیستم ها باعث‌ شده‌اند تا وقت‌ مدیران‌ منابع‌ انسانی، در مقایسه‌ با قبل، صرف‌ فعالیت هایی‌ بهره‌افزاتر و استراتژیک‌تر شود.

باید توجه داشت که هدف سیستم های اطلاعات منابع انسانی برنامه ریزی برای سازمان نیست، بلکه سازمان و مدیریت را در برنامه ریزی نیروی انسانی کمک می‌کنند(آسافو ،ترجمه هاشمی فر،۱۳۸۶:۲).

در هزاره سوم ، پیشرفت و توسعه سازمان ها و مؤسسات در گرو دسترسی به اطلاعات دقیق تر و با کیفیت بهتر م نیز ارتقاع سطح دانش ، مهارت و رفتار مطلوب منابع انسانی می‌باشد . در این اثنا که پدیده انفجار اطلاعات پیش رو است و مدیریان منابع انسانی اغلب با کمبود اطلاعات دسته بندی شده روبه رو می‌شوند نیاز به سیستم های اطلاعات منابع انسانی جلوه گر شده است تا با حفظ و بهبود کیفیت اطلاعات داده های مورد نیاز را از دریای بیکران ، دسته بندی کرده در اختیار مدیران قرار دهد ( شیروانی و همکاران،۱:۱۳۸۸ ).

یکی از مهمترین وظایف مدیریت منابع انسانی برنامه ریزی نیروی انسانی است. مدیریت منابع انسانی ازطریق برنامه ریزی کارآمد و اثربخش می‌تواند حجم و ترکیب نیروی انسانی مورد نیاز برای آینده را فراهم ساخته و یا توانایی‌های نیروهای موجود را ارتقا بخشد. از این رو برای تداوم موجودیت سازمان و حصول به اهداف آن برنامه ریزی نیروی انسانی باید از اولویت بالایی برخوردار باشد. باید توجه داشت برنامه ریزی مؤثر و کارآمدنیروی انسانی و اصولاً هر نوع برنامه ریزی به اطلاعات، به خصوص اطلاعات پردازش شده نیاز دارد (کیانی،۲۰۰۳).