عوامل حیاتی موفقیت برای پیاده سازی  ERP

مدل های طبقه بندی عوامل حیاتی موفقیت:

در حوزه طبقه بندی عوامل حیاتی موفقیت پیاده سازی یک سیستم ERP مطالعات مختلفی صورت گرفته و چارچوب ها و مدل های متنوعی نیز توسعه یافته اند. جایگاه یک مدل طبقه بندی در فرآیند ارزیابی آمادگی سازمان از این رو حائز اهمیت است که ابعاد و چشم انداز های مختلف ارزیابی را در رویکردی واحد تجمیع می نماید. هر چند در پیشینه تحقیقات صورت گرفته جایگاه چنین ارتباطی (ارتباط بین مدل طبقه بندی و ساخت محورهای ارزیابی آمادگی سازمان) چندان برجسته نیست و اصولا ما بین وضعیت ارزیابی و راهبردهای اجرایی قابل اخذ برای آماده سازی؛ پیوند مناسبی وجود ندارد. در زیر برخی از مهمترین چارچوب ها و مدل های طبقه بندی عوامل موثر در موفقیت پیاده سازی ERP  ارائه شده است.

کنشو (۱۹۹۹) ضمن توسعه چارچوب پیاده سازی ERP، عوامل حیاتی موفقیت را به پنج عامل  مدیریت/سازمان، فرآیند، فناوری، داده/اطلاعات و افراد طبقه بندی و برای هر عامل مشخصات و صفاتی را توصیف می کند (جدول۳-۲). در این تحقیق که در میان ۲۰ شرکت کوچک تولیدی انجام شد، مشخص گردید که بالغ بر ۷۰ درصد شرکت های پاسخ دهنده، مشخصاتی را بعنوان عوامل اصلی حیاتی موفقیت خود عنوان کردند که یا مستقیماً با مؤلفه های سازمانی و مدیریتی در ارتباط بود و یا این که بطور غیر مستقیم مرتبط با مشخصات زیرساختاری و ساختاری آن بود. بنظر می رسد بخش عمده ای از مشخصات این چارچوب را می توان در بخش سازمانی- مدیریتی تجمیع نمود؛ بعنوان نمونه برخی از عوامل عنوان شده در این چارچوب مانند عامل افراد (عامل پنجم) عمدتاً به بخش سازمانی باز می گردند تا این که مطابق با توضیحات ارائه شده در بخش ۱-۶-۳-۲  ناظر به بخش نگرشی یا ادراکی کارکنان باشند. علاوه بر این، برخی از مشخصات و صفات اشاره شده در این مدل را نیز می توان در طبقه ای مبتنی بر چشم انداز کسب و کار سازمانی تجمیع کرد؛ از آن جمله می توان به همترازی، یکپارچگی و بازطراحی فرآیندها اشاره کرد. این چارچوب توجه کمتری به فرهنگ سازمانی و مؤلفه های نگرشی کارکنان داشته و عمده تمرکز خود را بر عوامل سازمانی و زیرساختاری (اعم از فنی یا سازمانی) معطوف کرده است. زنجیره تامین و مدیریت تامین کنندگان؛ از دیگر عوامل مدیریتی است که خلأ آن در بخش صفات عامل مدیریت مشهود است.

هلند و لایت (۱۹۹۹) ضمن بررسی دو مطالعه موردی، با تکیه بر عوامل حیاتی موفقیت شناسایی شده در پیشینه تحقیقات و بهره گیری از مدل اسلوین و پینتو (۱۹۸۷)؛ مدلی را پیشنهاد کردند که به مدیران کمک می کند تا یک راهبرد پیاده سازی ERP را توسعه دهند. این مدل عوامل حیاتی موفقیت را به عوامل تاکتیکی و استراتژیکی طبقه بندی می کرد (شکل۵-۲). عوامل راهبردی در ارتباط با هدف گذاری و برنامه ریزی نیل به اهداف تعیین شده هستند. این دسته از عوامل در مراحل ابتدایی چرخه حیات پیاده سازی از اهمیت بالاتری برخوردارند.عوامل تاکتیکی عواملی اند که در ارتباط با پیاده سازی عوامل راهبردی بوده و برخلاف عوامل راهبردی در مراحل بعدی چرخه حیات  دارای اهمیت بالاتری می باشند.

جارار و همکاران (۲۰۰۰) ضمن بررسی برخی از عوامل حیاتی موفقیت، آن ها را در چهار دسته طبقه بندی کردند. آن ها مفهوم پیاده سازی موفق یک سیستم  ERPرا از دو جنبه مهم (۱) پیکره بندی و اجرای سیستم ERP در سازمان و (۲) تحقق اهداف پروژه ای پیاده سازی-از نظر زمان و هزینه- مورد توجه قرار دادند. جارار و همکاران (۲۰۰۰) به این نتیجه رسیدند که عوامل مختلف حیاتی موفقیت را می توان متناسب با سطوح مدیریت سازمانی )از سطح راهبردی/ارشد تا سطح عملیاتی) بعنوان زیرمجموعه ای از چهار عامل اصلی مطرح کرد. این چهار گروه عبارتند از: حمایت مدیریت ارشد، مدیریت تغییر، زیرساختار فناوری اطلاعات و بازمهندسی فرآیندهای کسب و کار (شکل ۶-۲). آن ها با توجه به دو جنبه اشاره شده از مفهوم پیاده سازی، تاکید می کنند که برخی از این عوامل همچون حمایت مدیریت ارشد، محدود به راه اندازی پروژه و فراهم آوری تسهیلات اجرای آن نمی شوند بلکه شامل نظارت مستمر و هدایت تیم پروژه پیاده سازی نیز می گردند.

استوس و پاستور (۲۰۰۰) بحث می کنند که طبیعت مسائل حوزه پیاده سازی ERP شامل چشم اندازهای سازمانی، فنی، راهبردی و تاکتیکی است. چشم انداز سازمانی به ساختار، فرهنگ و فرآیندهای کسب و کار سازمان می پردازد. چشم انداز فنی بر جنبه های مرتبط با یک محصول خاص ERP و مسائل فنی دیگری چون سخت افزارها و نیازهای مبتنی بر نرم افزار تمرکز دارد. چشم انداز راهبردی در ارتباط با شایستگی های محوری[۱] که به تحقق ماموریت سازمان و اهداف بلند مدت آن کمک می کند؛ است، در حالی که چشم انداز تاکتیکی بر فعالیت های کسب و کار با اهداف کوتاه مدت تطبیق دارد. استوس و پاستور (۲۰۰۰) ضمن تعریف این مفاهیم؛ عوامل حیاتی موفقیت مطالعات پیشین را در قالب یک مدل ماتریسی یکپارچه طبقه بندی کردند (شکل ۷-۲). آن ها نشان دادند که با توجه به حجم و دامنه عوامل ذکر شده در تحقیقات صورت گرفته؛ عوامل راهبردی و تاکتیکیِ حوزه سازمانی از اهمیت بیشتری نسبت به حوزه فنی برخوردارند. آن ها همچنین نتیجه گرفتند که عامل حمایت مدیریت ارشد از بیشترین اهمیت در مقایسه با سایر عوامل برخوردار است.

اولِری (۲۰۰۰) در قالب یک چارچوب عوامل حیاتی موفقیت را بر اساس نوع مخاطراتی که در چرخه حیات  ERP بهمراه خواهند داشت، طبقه بندی می کند. وی در کتاب خود مخاطرات محتمل در چرخه حیات  ERP را  به سه گروه دسته بندی می کند: مخاطرات فنی، کسب وکار و سازمانی. شکل  ۸-۲ چارچوب طبقه بندی اولری (۲۰۰۰) را نمایش می دهد.

مخاطرات فنی عبارتند از مخاطراتی که برخاسته از فناوری پردازش اطلاعات اند. بعنوان نمونه مخاطراتی که ناشی از سیستم عامل، بانک های اطلاعاتی رابطه ای، فناوری سرویس دهنده و مخدوم [۲] ، نیازمندی های شبکه و نرم افزار باشند در این طبقه جای می گیرند. بطور واضح برخی از CSF ها همچون سیستم های قدیمی و سازگاری زیرساختارهای فنی سازمانی در ارتباط با این مخاطرات می باشند.

مخاطرات کسب و کار مخاطراتی هستند که ناشی از پردازش ها و مدل هایی اند که بعنوان بخشی از فراگرد پیاده سازی ERP انتخاب می شوند. این مخاطرات برگرفته از مجموعه نقشه های پیاده سازی سازمانی در ارتباط با هماهنگی درونی و تناسب بیرونی آن ها با شرکای کسب و کار  مطرح می شوند. بعبارت بهتر این مخاطرات برخاسته از این است که ۱) سازمان چه مدل ها، نقشه ها و فرآیندهایی را بر می گزیند، ۲) آن نقشه ها چگونه در سازمان مورد استفاده قرار می گیرند، ۳) چگونه آن ها تعامل با دیگر شرکای شرکت را تسهیل می کنند (عرضه کننده ها و تامین کنندگان). داشتن منابع کافی برای پیاده سازی و تقویت ارتباط با مشتریان و تامین کنندگان از عواملی است که مرتبط با مخاطرات کسب و کار است. بعبارت بهتر در صورتی که پروژه از نظر زمان و هزینه مطابق با برنامه پیش نرود و سازمان متحمل زمان و هزینه اضافی شود به نوعی با مخاطره کسب و کار (از دست دادن مشتریان و تنزل جایگاه رقابتی ) مواجه خواهد بود. بنابراین عواملی چون آمادگی تامین کنندگان؛ از عواملی است که ممکن است به مخاطرات کسب و کار منجر شود. توجه شود که این دسته از مخاطرات ممکن است در محیط های غیر دولتی، به تضعیف جایگاه رقابتی سازمان منتهی شود و در محیط های دولتی تضعیف جایگاه مأموریتی سازمان را به همراه داشته باشد.

در نهایت مخاطرات سازمانی ناشی از محیط – شامل پرسنل و ساختار سازمانی- می باشد. اولری (۲۰۰۰) از فقدان «حمایت اجرایی» بعنوان یکی از دلایل شکست پیاده سازی  ERPدر دولت فدرال امریکا در دهه ۷۰ یاد می کند. عوامل مرتبط با پیامدهای انسانی همچون انتخاب مشاور، پیامدهای فرهنگی و مدیریت تغییر در تولید این دسته از مخاطرات تاثیرگذارند.

[۱] - Core Competencies

[۲] - Client/server