هدف مدیریت فرآیند کسب­وکار

مدیریت فرآیند کسب­وکار یک فن­آوری نوظهور است که هدفش ارائه­ی راه­حل­های نرم افزاری برای دستیابی به خودکار­سازی و استاندارد کردن فرآیندها می­باشد. مدیریت فرآیند کسب­وکار به دلیل قابلیتی که در کاهش عمده­ی فاصله بین اهداف راهبردی کسب­وکار شرکت، و پیاده­سازی راه­حل­های نرم ­افزاری دارد با تولید و به کاراندازی سنتی نرم­افزار در سازمان­های بزرگ متفاوت است [۲۰]. هدف مدیریت فرآیند کسب­وکار، مدیریت فرآیندها در سازمان و ارائه­ی ابزاری برای بهبود فرآیندها در گذشت زمان می­باشد. فرآیندهای بهتر، کاهش هزینه و افزایش درآمد در سازمان، ایجاد انگیزه در کارمندان و رضایت بیشتر در مشتریان را باعث می­شود که هدف نهایی مدیریت فرآیند کسب­وکار، به عنوان یک رویکرد در سازمان­ها است.  BPM یک تلاش گروهی بین واحدهای کسب­وکار و دنیای فن­آوری اطلاعات است و این تلاش الگوی جدیدی از فرآیندهای کسب­وکار را به وجود می­آورد [۲۷].

۲-۲-۳ روند تکامل سیستم­های مدیریت فرآیند کسب وکار [۱۱]:

تاکنون، چهار نسل از سیستم­های اطلاعاتی به وجود آمده­اند :

1. نسل اول: نرم­افزارهای منفرد

نرم­افزارهای تک کاربره و منفرد، مدت زمان زیادی جهت پشتیبانی از فرآیندهای سازمانی شرکت­ها به کار گرفته شده­اند. تا حدود سال ۱۹۹۰ پشتیبانی از فرآیندهای کاری به طور معمول توسط این برنامه­های کاربردی انجام می­شد، به طوری­که امروزه از آن­ها به­عنوان نرم­افزارهای سنتی و قدیمی یاد می­شود؛ اما، این نرم افزارها احتیاجات جدیدی از قبیل قابلیت انعطاف­پذیری و تغییر سریع و شفافیت را برآورده نمی­سازند .

2. نسل دوم: سیستم­­های برنامه­ریزی منابع سازمان[۱]

بعد از دهه ۱۹۹۰ بسته­های نرم­افزاری مانند: ERP oracle financials ,People soft ,SAP ، به عنوان نرم­افزارهای مدیریت فروش، معرفی شدند که می­توانند تعداد زیادی و یا حتی اکثر احتیاجات شرکت­ها را برآورده کنند. این سیستم­ها قرار بود قابل اطمینان و کارا، با قابلیت انعطاف، سریع و شفاف باشند. اما در عمل سیستم­هایERP، هیچ کدام از قابلیت­های وضوح و قابلیت انعطاف سریع را برآورده نکردند؛ مضاف بر این­که به دلیل هزینه­ی زیاد پیاده­سازی سیستم­های متفاوت نرم افزاریERP،عملکرد آن­ها را در مواجهه با فرآیندهای کاری متوقف شد.

3. نسل سوم: سیستم­های مدیریت گردش کار[۲]

سیستم­های گردش کار یکی از راه­حل ­های دیگری است که تاکنون ارائه شده است.  این سیستم­ها از فرآیندهای دفتری استاتیک پشتیبانی می­کنند.  این نرم افزار­ها قابلیت تغییر و به­روزرسانی سریعی دارند، اما محدودیت اصلی آن­ها عدم یکپارچه­سازی آن­ها است. همچنین پیاده­سازی آن بر مبنای جریان کار وابسته به کسب­وکاراست، که برای انجام آن به وجود آمده­اند و به­راحتی قابل به­کارگیری در مورد مشتریان یا تأمین­کنندگان و شرکت­های تجاری دیگر نیستند.

4. نسل چهارم: سیستم­های مدیریت فرآیند­های کسب­وکار

همه­ی راه­ها در حال منتهی شدن به سیستم مدیریت فرآیندهای سازمانی به عنوان هسته­ی سیستم­های سازمانی آینده هستند.  هدف اصلی آن­ها هماهنگ کردن فرآیندها با کار دیگران است و شعار اصلی آن­ها این است که جزئی از سیستم یا افراد آن­ها باشیم. این سیستم­ها که از سال ۲۰۰۵ به بعد در حال فراگیر شدن هستند؛ اکثراً مبتنی بر تکنولوژی و پروتکل­های معماری سرویس­گرا هستند .دلیل استفاده از معماری سرویس­گرا قابلیت بالای انعطاف­پذیری و استفاده­ی مجدد این معماری است که در مباحث مدیریت فرآیندهای کاری مورد نیاز است.

۲-۲-۴ علل رویکرد سازمان­ها به مدیریت فرآیندهای کسب­وکار]۲۷[:

• مستندسازی و تعریف فرآیندها: استانداردهایی مانند BPMNامکان مستندسازی فرآیندها را فراهم می­نماید. خودکار­سازی اجرای فرآیندها با BPM  منجر به استفاده از تمام قوانین و منطق­های تجاری سازمان خواهد شد.
• شناسایی فرصت­ها و بهبود فرآیندها: معیارهایی برای اندازه­گیری هزینه­ی فرآیندها و زمان اجرا فراهم می­کند.
• حذف فعالیت­های غیرضروری: در سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار به کمک مدل­سازی فرآیندها، سازمان­ها می­توانند فرصتی برای حذف کارهای غیرضروری داشته باشند.

• کنترل کارایی فرآیندهای در حال اجرا: به کمک ابزارهای نظارتی موجود در سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار امکان نظارت وضعیت فرآیندها ممکن می­شود، در نتیجه این کنترل باعث ثبات و سازگاری فرآیندها برای رسیدن به کیفیت بیشتر و بهینه کردن آن­ها برای کارآیی بیشتر می­شود.
• همکاری مشتری­ها و شرکا در فرآیندهای تجاری: امکان همکاری مشتریان و شرکا در خارج از سازمان فراهم می­شود و برای فرآیندهایی که در خارج از محدوده­ی سازمان قرار دارند؛ بسیار کاربردی خواهد بود.
• کاهش منابع موردنیاز: سازمان­ها به افراد و منابع بسیاری جهت دستیابی به اهداف سازمانی نیاز دارند. مدیریت فرآیند کسب­وکار می­تواند تعداد منابع موردنیاز برای یک فرآیند را کاهش دهد.
• افزایش هماهنگی: هماهنگی بین بخش­های مختلف یک سازمان از بعد جغرافیایی را می­تواند بهبود بخشد.
• افزایش سرعت اجرای سیکل فرآیندها: مدیریت فرآیند کسب­وکار، با کاهش زمان اجرای فرآیندها و امکان اجرای موازی آن­ها سرعت کسب­وکار را بهبود می­بخشد.
• چابکی سازمان: BPM، این امکان را برای سازمان­ها فراهم می­کند که در صورت تغییر شرایط به­راحتی بتوانند تغییرات را در فرآیندها اعمال نمایند. به این ترتیب، به حفظ موقعیت سازمان در بازار رقابتی کمک می­نماید.
• افزایش رضایت­مندی مشتری: با کاهش زمان اجرا و اطیمنان از درستی فرآیندها باعث می­شود که مشتریان سریع­تر و آسان­تر به نیازمندی­های خود دست یابند.
• افزایش بهره­وری فرآیندها: مدیریت فرآیند کسب­وکار منجر به افزایش کارایی با صرف منابع کمتر می­­شود.
• سرعتدر بازار: هنگامی که یکایده یامحصول جدید وارد بازار می­شود، مدیریت فرآیند کسب­وکار عاملی است که می­تواند سازمان را به سمت رهبر بودن سوق دهد.
• دستیابی بهانطباق: مواجه شدن باپیچیدگی­ها و قوانین، می­تواند بسیارپر­هزینهو وقت­گیر باشد. با استفاده ازمدیریت فرآیند کسب­وکار می­توان این هزینه­هارا تحت کنترلنگه داشت.
• تسریعنوآوری: سازمان­ها به محیطکسب­وکاری نیاز دارندکه نه­تنهاتشویق به نوآوریدر آن انجام می­شود، بلکه نوآوریبخش طبیعی ازعملیات روزانه سازمان است.

[۱] Enterprise resource planning

[۲] WorkFlow Management

- اجزاء مدیریت فرآیند کسب­وکار

مدیریت فرآیند کسب­وکار چند ضابطه را در بر می­گیرد تا در محیط­ها و بخش­های متفاوتی در یک سازمان به کار گرفته شود. برخی از این روش­ها عبارتند از ]۹،۱۲ [:

1. مدل­سازی فرآیند کسب­وکار[۱]:

این روش، فرآیند را در یک قالب گرافیکی تعریف می­کند. فرآیندهای مدل شده به طور مستقیم در ضوابط بعدیBPM  استفاده می­شوند. بنابراین، مدل­سازی فرآیند معمولاً به عنوان شروع کار مدیریت فرآیند کسب­وکار در نظر گرفته می­شود. این مدل­ها با استفاده از ابزار مدل­ساز فرآیند تعریف می­شوند، که نباید با ابزارهای گرافیکی مانند Visio و PowerPoint اشتباه گرفته شود. مدل به­دست آمده از اشیایی تشکیل شده که با موتورهای مدیریت فرآیند کسب­وکار، می­توانند به یکدیگر مرتبط شوند. این مدل­ها از دیاگرام­های متفاوتی تشکیل می­شوند تا ابعاد متفاوتی از سازمان را نمایش دهند. مدل­ها در یک انبار ساخت­یافته نگهداری می­شوند.

2. مستندات فرآیند کسب­وکار[۲]:

این بخش، مکملی است بر دیاگرام­های فرآیندها با استفاده از اشکال گرافیکی، توضیحات عملکردها (آنچه باید انجام شود) و ترتیب کارها. همچنین مستندات بیشتری نیز در رابطه با چگونگی انجام فعالیت­های کسب­و کار وجود دارد. مواردی مانند دستورالعمل کار، روال­های کاری استاندارد، قالب­های اصلی[۳]و اجزای آموزشی به دیاگرام­ها اضافه می­شوند تا یک فرآیند مستند شده را ایجاد کنند.

3. گواهی فرآیند کسب­وکار[۴]:

مراقبت از قابلیت فرآیندها، برای هماهنگی با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO  را شامل می­شود. این مورد تأیید می­کند که فرآیندها قبل از به­کارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید و گواهی شده­اند.

4. همکاری فرآیند کسب­وکار[۵]:

از یک سو فرآیندها را در اینترانت یا اکسترانت در اختیار می­گذارد و از سوی دیگر به کاربران این امکان را می­دهد تا از دانش چگونگی انجام فرآیند­ها استفاده کنند و از طریق همکاری کاربر و کار، تولید را بهبود بخشند. این بخش از BPM ، نه تنها فرآیندهای مستند شده و آماده برای کلیه­ی کارمندان و بخش­ها را تهیه می­کند، بلکه با فراهم کردن کارکردهایی برای همکاری کارمندان به آن­ها این امکان را می­دهد که پروژه­ها، کارها و تراکنش­ها را در یک کار تیمی مدیریت کنند. به این ترتیب مدیریت دانش را درسطح کل سازمان توسعه می­دهند.

5. سازگاری فرآیند کسب­وکار[۶]:

فرآیندها را برای تنظیمات داخلی و خارجی آماده می­کنند. یکپارچه ساختن فرآیندهای موجود در BPMS با سایر نرم­افزارهای سازمان هزینه­های عملیاتی را کاهش می­دهد. فرآیندهایی که گواهی شده­اند، برای انجام ممیزی و دریافت گواهی مورد استفاده قرار می­گیرند.

6. بهینه­سازی فرآیندهای کسب­وکار[۷]:

این ضابطه، مسئول بهبود مستمر فرآیند­ها است و شامل ابزارهایی برای تعیین کارایی فرآیند واقعی در برابر استاندارد­های داخلی و شاخص­های صنعتی است. قابلیت تحلیل کمیِ یکپارچه نیز برای تشخیص گلوگاه­ها و تخمین زمان­های توان عملیاتی و امکان کاهش هزینه در این ضابطه به کار می­رود. این تحلیل کمی معمولاً شامل یک موتور شبیه­ساز، برای تحلیل های “اگر … چه می شود؟[۸]” است.

7. اتوماسیون فرآیند کسب­وکار[۹]:

وظیفه­ی این ضابطه، یکپارچگی کاربرها، فرآیندها و نرم­افزارهای کاربردی مربوطه است. با استفاده از یک موتور مدیریت جریان کار با استفاده از اطلاعات فرآیند BPM، آن­گونه که مدل شده است؛ می­تواند برای مسیردهی و اجرای تراکنش­های خودکار به­کار رود. این تراکنش­های خودکار می­تواند شامل اجرای کار پیاده­سازی شده توسط کار قبلی، برنامه­ریزی کار تکامل یافته و اعلان کاربر، نظارت در زمان واقعی بر اجرای کار و غیره باشند

[۱] Business Process Modeling

[۲] Business Process Documentation

[۳] Master Templates

[۴] Business Process Certification

[۵] Business Process Collaboration

[۶] Business Process Compliancy

[۷] Business Process Optimization

[۸] What-If

[۹] Business Process Automation

سیستم مدیریت فرآیند کسب­وکار

یک سیستم نرم­افزار عمومی است که با طراحی و مدل­سازی شفاف فرآیند­ها برای توانمند­سازی و مدیریت عملیاتی فرآیندهای کسب­وکار به وجود آمده است [۱۶]. سیستم مدیریت فرآیند کسب­وکار، بستری را فراهم می­آورد تا به­وسیله­ی آن انجام رویه­های سازمانی و گردش کار سازمان، بر اساس فرآیندها، به صورت کاملاً نظام­مند و خودکار در­آید. درواقع سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار، مجموعه­ای از نرم­افزارهای کاربردی می­باشد که قادر به مدل­سازی، اجرا،  نظارت فنی و عملیاتی (به نمایندگی کاربران) در فرآیندهای کسب­وکار است و اجرای قواعد کسب­وکار را بر اساس ادغام و قابلیت­های سیستم­های اطلاعاتی موجود و سیستم­های اطلاعاتی جدید برعهده دارد و داده­ها را از طریق خدمات، هماهنگ و یکپارچه می­کند[۳۳].

با استفاده از این سیستم، مدیران و برنامه­ریزان سازمانی می­توانند فرآیند­های اجرایی سازمان را مطابق نظر خود تعریف نموده و در هر زمان تغییر دهند. مسئولان اجرای فرآیندها در مورد نحوه­ی اجرای فرآیندهای تحت مسئولیت خود، اطلاعات کامل و به­روز را دریافت نموده و در هر لحظه می­توانند بر روند اجرای هر یک از فرآیندها تأثیر گذارند. مدیران سازمان، نظارت دقیقی بر روند اجرای روال های جاری در سازمان خود داشته و گزارش­های آماری ارائه شده توسط این سیستم، اطلاعات با ارزشی را در جهت بازمهندسی فرآیند­های کاری و تجاری سازمان و بهبود روش­ها در اختیار می­گذارند [۱].

هر فرآیند کسب­وکار یک سیستم اجتماعی- فنی است که توسط انسان و ماشین مدیریت می­شود. ولی BPMSها سیستم­هایی کاملاً فنی هستند [۱۱].­BPMS ها برنامه­هایی سیستم‌ساز هستند؛ درواقع بدون نیاز به برنامه­‌نویس و استفاده از کدهای وقت­گیر برنامه­نویسی (روش­‌های سنتی برنامه نویسی)، این امکان را برای کاربر ایجاد می­کند که سیستم یا برنامه کاربردی را با مکانیزه کردن فرآیندها دریافت نماید [۱۷]. رویکرد BPMS براساس مطلوبیت تدریجی می­باشد. به­عبارتی، اگر فرآیندهای وضع موجود در سطح ۳۰ هستند با مهندسی مجدد به ۱۰۰ رسانده نمی­شوند؛ بلکه، با استفاده از  BPMSو اجرای فرآیندها در سطح سازمان می­توان به گلوگاه‌ها و نقاط بهبود دست یافت. با این رویکرد وجه افتراق BPMS با معماری سازمانی و مهندسی مجدد مشخص می­شود.

در پایان سال ۲۰۰۶، درآمد نرم­افزارهای بازارBPMS  نزدیک به ۷/۱ میلیارد دلار آمریکا در سال رسید که مبین ویژگی­های جریان اصلی بازار نرم­افزار بود. بازارBPMS  همچنین، دومین میان­افزار )یک نوع نرم افزار یکپارچه) سریعاً در حال رشد دربخش بندی بازار می­باشد. تحقیقات گارتنر تخمین می­زند که بازار BPMS بیش از ۲۴ درصد نرخ رشد مرکب سالانه داشته باشد [۲۱،۳۴].

۲-۶-۱- سیستم­های مناسب برای مدیریت فرآیند کسب­وکار دارای ویژگی­های زیر می­باشند [۱۱]:

1. این سیستم­ها باید دارای رویکرد و ساختار افقی باشند به جای رویکرد عمودی – وظیفه­ای.
2. قابلیت تغییر و انعطاف­پذیری بالایی داشته باشند، به دلیل تغییر مداوم کسب­وکار.
3. در سطح کل سازمان به­کار گرفته شوند چون فرآیندها به هم وابسته­اند.

۲-۶-۲- اهداف اصلی در استفاده از : BPMS

1. تسهیل درک و ارتباطات انسانی
2. کمک به بهبود فرآیند
3. کمک به مدیریت فرآیند
4. هدایت اتوماتیک فرآیند
5. اتوماتیک­سازی مدیریت اجرایی
6. اتوماتیک­سازی اجرای فرآیند

دستیابی به این اهداف بدون وجود یک مدل، غیر ممکن است. مدل­های قابل اجرا، BPMS را قادر می­سازند که تغییرات اتوماتیکی را در فرآیندهای کسب­وکار در حوزه­ی محدود خود، شامل قوانین تصمیم­گیری، اولویت­های کنترل نشانه­های تغییر و توانایی تشخیص الگوها، ایجاد کند [۱۱].

مدیریت فرآیند کسب­وکار دو رکن اساسی دارد [۵]:

1. مهندسی مجدد فرآیند کسب­وکار BPR[1]
2. بهبود فرآیند کسب­وکار BPI[2]

در حال حاضر دیدگاه­های متنوع دیگری در ارتباط با تحقق فرآیند­محوری، در سازمان­ها وجود دارند که از آن­ها می­توان به BPR وBPI اشاره کرد. اما مزیت اصلی BPM نسبت به سایر دیدگاه­ها این است که در ابتدا لازم نیست فرآیندهای کسب­وکار سازمان بهینه گردند، بلکه می­توان وضعیت موجود را مدل کرد و بعد با استفاده از مکانیزم­هایی که این دیدگاه در اختیار می­گذارد، فرآیندها را بهبود بخشید و آ­­ن­ها را بهینه­تر ساخت.

۲-۷-۱- مهندسی مجدد فرآیند کسب­وکار

سازمان­ها برای ماندگاری در کسب­وکار جهان امروز، باید به شکل یک تیم کار کنند و وظایف خود را با شناخت کامل از فرآیندهای میان واحدی به صورت مناسب یکپارچه سازند. مهندسی مجدد در واقع، به وجود آورنده­ی مزیت رقابتی ماندگار است و بهبود­های اساسی در سازمان ایجاد می­کند. تعریفی که همر و چامپی[۳] از مهندسی مجدد فرآیند کسب­وکار بیان می­کنند، این­ است که مهندسی مجدد، تفکر اصولی و طراحی مجدد بنیادین فرآیندهای کسب­وکار برای دستیابی به بهبود­های بنیادین در شاخص­های اصلی عملکرد نظیر هزینه، کیفیت، خدمات و سرعت است [۳۵].

مهندسی مجدد طراحی دوباره و ریشه­ای فرآیندهای کسب­وکار یک شرکت است. مهندسی مجدد نقش عظیمی برای افزایش بهره­وری از طریق کاهش زمان فرآیند، کاهش هزینه، بهبود کیفیت و رضایت مشتری دارد و اغلب، این امر به یک تغییر بنیادی در سازمان نیاز دارد. در واقع دیدگاه مهندسی مجدد فرآیند کسب­وکار، یک دیدگاه افراطی جهت بهبود وضعیت سازمان می­باشد که با رویکردی بالا به پایین در سطح کل سازمان پیاده­سازی می­شود. این تکنیک با ریسک بسیار بالایی با هدف کاهش هزینه انجام می­شود [۱۵].

۲-۷-۲- بهبود فرآیند کسب­وکار[۴]:

BPI، رویکردی نظام­مند است که هدف آن، کمک به سازمان­هاست، تا بتوانند تغییراتی چشم­گیر در زمینه­ی چگونگی انجام کسب­وکار، از طریق تعریف مجدد اهداف استراتژیک، هم­راستاسازی فرآیندها با این اهداف و تعیین روندهای بازار و بهینه­سازی خدماتی که برای مشتریان یا ذی­نفعان ارائه می­شود، ایجاد کنند. اصول متعددی در پس بهبود فرآیند کسب­وکار وجود دارد که چند مورد از آن­ها در ادامه آورده شده است:

• هم­راستاسازی مناسب اهداف کسب­وکار
• بالا بردن ارزش مشتری
• تشکیل مالکیت کسب­وکار
• ساخت نقاط کنترل

باید در نظر داشت که تغییرات باید به طور مستمر اعمال شوند. حتی سیستم­هایی که به بهترین نحو مدیریت می­شوند هم، ممکن است به مرور زمان با خطا مواجه شوند. فرآیند نوآوری باید همیشه در رأس لیست اولویت های یک کسب­وکار باشد.

۲-۷-۳- تفاوت BPM و :BPR

سیستم­هایBPM  وBPR  در سازمان نقش­های یکسانی ندارند؛ چرا­کهBPR  خواستار نابودی رادیکال فرآیندهای کسب­وکار موجود است وBPM  از فرآیند­های موجود با برنامه­ریزی عملی­، تکرار شونده و افزایشی به وضع مطلوب می­رسد [۳۴].

[۱] Business Process Reengineering

[۲] Business Process Improvement

[۳] Hammer & Champy

[۴] Business Process Improvement

سیستم مدیریت گردش کاری:

سیستم مدیریت گردش کار، سیستمی تعریف می­شود که اجرای گردش کار را تعریف، ایجاد و مدیریت می­کند و با استفاده از یک نرم­افزار و یک یا چند موتور گردش کار، قادر به تعریف و تفسیر فرآیندها و تعامل با  کاربران در گردش کار می­باشد و در صورت نیاز، با استفاده از فن­آوری اطلاعات ابزارها و برنامه­های کاربردی را فراخوانی می­کند [۱۶].

۲-۸-۱- معایب سیستم WFM

• سیستم گردش کار تنها یک نوع ابزار مسیریابی است که بر جنبه‎‌های عملیاتی متمرکز است. در واقع تمرکز آن تنها روی فرآیندهای کاری است نه محتوای فعالیت‎‌ها و وظایف. یعنی صرفاً انتقال داده‌‎ها طبق روال‎‌ها و قواعد از پیش تعیین شده بدون انجام هیچ‎‌گونه تجزیه­وتحلیلی روی داده‎‌ها انجام می‎­شود.
• رویکرد وظیفه‌‎ای دارد؛ نه فرآیندی.
• امکان برقراری ارتباط با پایگاه‎‌های داده­ی سیستم‎‌های دیگر به­راحتی و سادگی امکان‎‌پذیر نیست.
• همراه سیستم گردش کار، سیستم‌‎های فرم‎‌ساز و گزارش‎‌ساز هم باید تهیه شود. چرا­که سیستم گردش کار به تنهایی دارای محیط فرم‌‎ساز و گزارش‎‌ساز نیست.
• قواعد کاری ساده را پوشش می‎‌دهد.
• یکپارچه‌‎سازی آن محدود است.
• محیط طراحی فرآیند و فرم‎‌ها، دارای استاندارد جهانی نیست و برای این عملیات، حتماً، باید از متخصصین خبره برنامه‎‌نویس استفاده کرد.
• عدم کاربرپسندی محیط طراحی فرآیند به دلیل استفاده از کدنویسی‎‌های طاقت­فرسا و زمان‎بر.
• امکان اعمال تغییرات و بهبود فرآیندها به راحتی امکان‎‌پذیر نیست.
• محدود بودن امکانات کنترلی و مدیریتی مدل‌سازی و طراحی فرآیند.
• عدم سهولت و سادگی در عملیات بهبود فرآیندها پس از اجرای آ­­ن­ها.
• قابلیت اخذ گزارشات کنترلی و مدیریتی آن در حد مقدماتی و محدود است.
• عدم پشتیبانی از دو نسخه از یک گردش کار
• عدم توانایی در پایش اطلاعات

۲-۸-۲- تفاوت BPM  و WfM

BPMSها توسعه داده شده­ و تکامل یافته­ی WFMها هستند، چرا­که در سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار، محدودیت­های سیستم­های مدیریت گردش کار برطرف شده و راه حل­هایی برای هرکدام از محدودیت­ها در نظر گرفته شده است. به زبان ساده می­توان چنین گفت که BPMS نه­تنها تمام امکانات و قابلیت­های موجود در WFMS از قبیل ایجاد فرم­، تعیین قوانین ساده و ثابت برای گردش فرم­های ایجاد شده و … را پوشش می­دهد، بلکه دارای امکانات و قابلیت­های بسیار قدرتمندتری نیز می­باشد که از آن می­توان به قابلیت یکپارچه­سازی قوی نرم­افزار، توسعه­ی نرم­افزار، تجزیه­وتحلیل روند و شبیه­سازی غنی­تر فرآیند و مدل سازی، مدیریت و به روزرسانی نسخه­های جدید، پشتیبانی از قواعد کاری پیچیده و… است [۱۱،۳۶].

محققان از دو دیدگاه، تفاوت سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار و سیستم­های مدیریت گردش کار را بررسی می­کنند. ­دیدگاه اول بنابر تحقیقاتی که توسط شرکت گارتنر انجام شده است، بیان می­کند کهBPM  به عنوان یک نظام مدیریت فرآیندگرا در نظر گرفته می­شود و رویکردی فرآیندی به فعالیت­های سازمان دارد و در تلاش است فعالیت­هایی از سازمان که در تعریف فرآیند می­گنجند را پوشش دهد، در حالی­کهWFM  به عنوان یک تکنولوژی معرفی می­شود که از آن سیستم پشتیبانی می­کند. دیدگاه دیگر که از سوی محققانی از جمله آلست[۱] و همکاران بیان می­شود این است که WFM  زیر­مجموعه­ای از   BPMتعریف می­شود و در واقع یک مرحله از چرخه­ی حیات BPM می­باشد ویک نقش مهم و بحرانی در مدیریت سیستم­های فرآیند کسب­وکار بازی می­کند. از بارزترین کمبودهای WFM  تشخیص خطاها و تجزیه­وتحلیل فرآیند­ها است [۱۵،۳۴،۳۷].

بنابراین می­توان BPMS  را به عنوان نسل بعد ازWFMS  در نظر گرفت. به وجود آمدن قابلیت­های جدید در سیستم­های BPMS در سازمان، قدرت بهبود مستمر را ایجاد می­کند که اساسی­ترین تفاوت را با سیستم­های سنتی و غیر انعطاف­پذیر WFMS، سبب می­شود.

[۱] Wil van der Aalst