تعاریف مختلف در خصوص BPM

فرآیند کسب­وکار مجموعه­ای هماهنگ، کامل و پویا می­باشد که از همکاری و تعاملات و فعالیت­های افراد یک سازمان در جهت ارائه­ی ارزش به مشتریان انجام می­شود]۱۸[. شرکت گارتنر[۱]، مدیریت فرآیند کسب­وکار را طراحی، اجرا و بهبود فعالیت­های بین وظیفه­ای که اشخاص، سیستم­های اطلاعاتی و شرکای تجاری را به هم پیوند می­دهد، تعریف می­کند]۱۹[.

انجمن متخصصین [۲]BPM، مدیریت فرآیندهای کسب­وکار را یک رویکرد منظم برای شناسایی، طراحی، اجرا، مستند سازی، پایش، کنترل و اندازه گیری فرآیندهای دستی و خودکار کسب­وکار ، برای دستیابی به نتایج هدف­گذاری شده، سازگار با اهداف استراتژیک سازمان معرفی می­نماید. مدیریت فرآیند شامل تعیین، تجزیه­و تحلیل، اندازه­گیری و بهبود مستمر فرآیندها از طریق مشارکت تمامی فرآیندهاست. مدیریت فرآیند، از طریق درگیر کردن مدیریت و کارکنان تمامی سطوح سازمانی در فرآیندها، ایجاد می­شود. مدیریت فرآیند نه­تنها شامل مستندسازی فرآیندها و مشتری­گرایی می­شود، بلکه در برگیرنده­ی شناسایی و اولویت بندی فرآیندهای سازمان، انطباق فرآیندها با راهبرد سازمان و کنترل فرآیندها به کمک شاخص­های اندازه­گیری است. در نهایت، بهبود مستمر فرآیندها به همراه اندازه­گیری فرآیندها، سازمان را به سمت مدیریت فرآیند هدایت خواهد کرد که نتیجه­ی آن بهبود فعالیت­های تجاری سازمان خواهد بود[۲].

طبق گزارش تحقیقاتی گارتنر در سال ۲۰۰۷ ، دیدگاه برتر در مدیریت سازمان­ها، مدیریت فرآیندهای کسب­وکار است. نگاهی کلی به رویکرد جهانی، حاکی از آن است که بسیاری از سازمان­ها در حال آماده­سازی خود برای پیاده­سازی نرم­افزارهای BPMS هستند [۲۰]. تحقیقات گارتنر عنوان می­کند که بازارBPMS،  دومین میان­افزار یکپارچه­ای است که در بخش­بندی بازار به سرعت در حال رشد می­باشد و تخمین می­زند که بازار BPMS، دارای نرخ رشد مرکب سالانه بیش از ۲۴  درصد از سال ۲۰۰۶ تا ۲۰۱۱ است [۲۱]. همچنین طبق گزارش­های حاصل از پژوهش­های تیم تحقیقاتی گارتنر در سال ۲۰۰۵، مدیریت فرآیند کسب­وکار در اولویت اول در انتخاب سیستم­های مدیریتی قرار دارد و قابلیت­های موجود در این نوع سیستم­ها از چالش­های بزرگ پیش روی مدیران می­باشد ]۲۲٫[

سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار بر اساس توسعه در دو حوزه­ی فن­آوری اطلاعات و کسب­وکار بنیان نهاده شده است. مهم­ترین قسمت­ها در حوزه­ی کسب­وکار، مدیریت کیفیت فراگیر و مهندسی مجدد کسب و کار است. در حوزه­ی فن­آوری اطلاعات انواع مختلف سیستم­های اطلاعاتی مانند برنامه­ریزی منابع سازمان، سیستم­های مدیریت جریان کار، سیستم­های برنامه­ریزی پیشرفته و …بر روی سیستم­های مدیریت فرآیند کسب­وکار تأثیر می­گذارند. همراه با این پیشرفت کلی، BPM در ابتدا به عنوان خودکار کننده­ی فرآیندهای داخلی شرکت عمل می­کند، سپس از طریق دیجیتالی کردن زنجیره­ی تأمین، خارجی محور می­شود [۲۰]. بعضی از محققین بر این عقیده هستند که مدیریت فرآیند کسب­وکار، سیستم محدودی است که با ادغام محیط درونی سازمان با گروه­های محدودی از ذی­نفعان به فعالیت می­پردازد، حال آن که برخی دیگر بر این عقیده استوار هستند که مدیریت فرآیند کسب­و کار، سیستمی با دامنه فعالیت بسیار گسترده و عواملی چون فرهنگ، دولت و عوامل استراتژیک بین­المللی بر روی آن تأثیر مستقیم یا گاهاً غیر مستقیم دارد ]۲۳[.

سیستم­های BPMS تنها ابزار مبتنی بر فن­آوری اطلاعات هستند که بخشی از چرخه­ی مدیریت فرآیندهای کسب­وکار را اجرا می‌کنند.  بخش دیگری از این چرخه مبتنی بر تئوری­های مدیریتی و فرآیندی از جمله: انتخاب شاخص‌های کلیدی برای ارزیابی فرآیندها، تعیین اولویت استراتژیک فرآیندها برای پیاده‌سازی ، تعیین مکانیزم­های اصلاح و یا تغییر فرآیندها و مرتبط نمودن شاخص‌های کارایی با اهداف سازمانی می‌شود [۳].

براساس رویکردهای نظری، مدیریت فرآیند کسب­وکار با دارا بودن قابلیت­های پویا، فرآیندهای کسب­وکار موجود در سازمان را ادغام کرده و آن­ها را با محیط سازمانی یکپارچه می­کند ]۲۴،۲۵[.

مدیریت فرآیند کسب­وکار نوعی مدیریت تغییر و روش­شناسی استقرار سیستم است که به درک و مدیریت مستمر فرآیندهای کسب­وکار کمک می­کند. روش­شناسی مدیریت فرآیندهای کسب­وکار بر فرضیات زیر استوار است [۲۶] :

1. فرآیندهای کسب­وکار همیشه در حال تغییر هستند.
2. فرآیندها با هم تقاطع دارند.
3. فرآیندها میان سازمان­های متعدد و اشخاص ذی­نفع جریان دارد.

ساختار مدیریت فرآیند کسب­وکار یک ساختارافقی است و در کل سازمان به کارگرفته می­شود، چراکه فرآیندها به هم وابسته­اند. مدیریت فرآیندهای کسب­وکار از چهار حوزه­ی زیر پشتیبانی می­کند[۲۶]  :

1. افراد که شامل کارمندان ، مشتریان و فروشندگان هستند.
2. فرآیندها که وظایف هماهنگی سلسله مراتبی در عرض سازمان را دارند.
3. اطلاعات که شامل بانک اطلاعاتی ساخت­یافته­ با داده­های بدون ساختار مشخص، هستند.

سیستم­ها که شامل بسته­های نرم­افزاری و نرم­افزارهای سفارشی هستند

[۱] Gartner

[۲] Association of Business Process Management International