مراجع ناظر به اسناد سجلی

مراد از واژه مراجع قضایی نیز«کلیه مراجعی است که به موجب قانون تشکیل شده و به دعاوی جرایم و اموری که در صلاحیت آنها است رسیدگی و اقدام به صدور رای می نمایند»شمس، ۱۳۸۴، ج۱، ص۳۱).

قانون اصلاح قانون سجل احوال مصوب ۱۱ آذرماه ۱۳۱۰ دو مرجع قضایی برای رسیدگی یه اختلافات ناظر به اسناد سجلی پیش بینی شده و تقریبا به طور کامل حدود صلاحیت هر یک را از دیگری، متمایز ساخته است توضیح آنکه قانون گذار در ماده ۳ ق.ث.ا. هیاتی را به نام هیات حل اختلاف معرفی کرده و در ماده ۴ همان قانون صلاحیت دادگاه را بیان می نماید(میرشکاری، پیشین، ص ۱۳۲).

۲-۹-۱-مراجع اداری

همان طور که می دانیم، براساس اصل ۱۷۳ ق.ا «به منظور رسیدگی به شکایات ، تظلمات  و اعتراضات مردم نسبت به مامورین یا واحد ها یا آیین نامه های دولتی و احقاق حقوقی آنها ،دیوانی به نام دیوان عدالت اداری زیر نظر رییس قوه قضاییه تاسیس می گردد». با توجه به اصل فوق و قانون دیوان عدالت اداری (مصوب جلسه روز سه شنبه مورخ ۹/۳/۱۳۸۵ مجلس) ، دیوان عدالت اداری به عنوان تنها مرجع اداری شناخته می شود. این مرجع توانسته است در حقوق ثبت احوال تاخیر گذار باشد. در راستای احکام فوق ، دیوان عدالت اداری توان الزم سازمان ثبت احوال را به اجرای تکالیف قانونی خود و نیزاختیار ابطال مصوبات خلاف قانون سازمان فوق را دارد(پیشین، ص۱۳۳).

۲-۹-۱-۱-سازمان

بر اساس ماده ۳ ق.ث.ا. در مقر هر اداره ثبت احوال ، هیاتی به نام هیات حل اختلاف مرکب از رییس اداره ثبت احوال و مسول بایگانی یا معاونین. نمایندگان آنان و یکی از کارمندان مطلع اداره مزبور به انتخاب رییس اداره ثبت احوال استان تشکیل می شود. با توجه به تعریف ارائه شده از مراجع اداری استثنایی به عنوان مرجعی که صلاحیت رسیدگی آنها منحصر به ان دسته از دعاوی علیه دولت و نهادهای کشوراست که صراحتا در صلاحیت آنها قرار گرفته باشد، و با توجه به عدم عضویت قضاوت، هیات حل اختلاف را باید مرجعی اداری و در عین حال استثنایی دانست(شمس، پیشین، ج۱، ص ۱۴۴).

انتساب اعضای هیات فوق به اداره ثبت احوال از جهت اینکه کارمند این اداره محسوب می شوند، احتمال اجرای عدالت و تقوا پیشگی توسط اعضا را در هنگام قضاوت علیه اداره متبوع خود، کاهش می دهد. بر این اساس ترکیب اعضای هیات نیاز به تجدید نظر دارد. تا هنگام اصلاح قانون ، به نظر می رسد چاره در تحدید صلاحیت این مرجع و افزایش صلاحیت مراجع قضایی باشد ، در قسمت های بعدی در همین جهت تلاش هایی صورت خواهد گرفت(میرشکاری، پیشین، ص ۱۳۵).

۲-۹-۱-۲-صلاحیت

۲-۹-۱-۲-۱-صلاحیت ذاتی

حدود وظایف و به تعبیری ، صلاحیت هیات حل اختلاف در ماده ۳ق.ٍث.ا. بیان شده است:

۱- تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضاء سند و قبل از تسلیم برگه یا شناسنامه یا وفات و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که نامعلوم بوده است مندرج در ماده ۲۹ این قانون.

۲-رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر.

۳-ابطال اسناد مکرر و یا موهوم و تصحیح اشتباه در ثبت جنس صاحب سند و تغییر نام های ممنوع.

۴-ابطال اسناد و شناسنامه هایی که بیگانگان مورد استفاده قرار داده اند و طبق ماده ۴۴ اعلام می شود.

۵-حذف کلمات زاید، غیر ضروری و یا ناشی از اشتباه در اسناد سجلی اشخاص با لحاض اطلاق قسمت اخیر ماده ۴ ق.ث..ا. که رسیدگی به سایر دعاوی راجع به اسناد ثبت احوال را بر عهده دادگاه نهاده است و با توجه به اینکه حدود صلاحیت های هیات حل اختلاف در شقوق ۱ تا ۵ ذیل ماده ۳ احصاء شده است می توان نتیجه گرفت که   صلاحیت مرجع مورد بحث صلاحیتی استثنایی است و مرجع فوق خارج از این حدود صلاحیتی ندارد(رای شعبه سوم دیوان عالی کشور به شماره ۳/۹/۷۸ مورخ۱۶/۱۲/۱۳۷۲، به نقل از: بازگیر، یدالله،  چ۱، ص ۱۳۸۰).

۲-۹-۱-۲-۲-صلاحیت محلی

بر اساس ماده ۱ آیین نامه طرز رسیدگی هیات های حل اختلاف مصوب ۱۶/۸/۱۳۵۶ حل اختلاف مربوط به اسناد ثبت احوال به عهده ی هیات حل اختلاف محل صدور شناسنامه است. همچنین بر اساس تبصره ماده ۴ آیین نامه فوق نیز در مواردی که متقاضی در خواست خود را به غیر از محل صدور شناسنامه خود تسلیم نماید دفتر هیات حل اختلاف بایستی درخواست و ضمایم را در صورتی که کامل دانست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیات حل اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد(رای شعبه ۲۵ دیوان عالی کشور، پرونده کلاسه ۲۵/۲۳۶/۷۲، به نقل از: بازگیر، یدالله،  ص ۱۷۰).

در عین حال بر اساس تبصره ماده۱ آیین نامه فوق رسیدگی به درخواست مربوط به اسناد ثبت احوال که در خارج از کشور تنظیم شده باشد با هیات حل اختلاف ثبت احوال امور خارجه(تهران) خواهد بود. با این حال توجه به این نکته لازم است که اگرر متقاضی درخواست خود را به محل اقامات خود تسلیم نماید، دفتر هیات حل اختلاف به موجب تبصره ماهد ۴ بایستی درخواست و ضمائم را در صورتی که کامل دانست جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم مقتضی به هیات حل اختلاف محل صدور شناسنامه ارسال دارد. به این ترتییب هر چند علی الاصول هیات حل اختلاف محل اقامت متقاضی صلاحیت رسیدگی ندارد اما در چنین مواردی برای بررسی کامل بودن مدارک صلاحیت شکلی می یابد. این اختیار را می توان ناشی از اصل صلاحیت در تعیین صلاحیت دانست. دفتر هیاتی که درخواست به وی تسلیم شده به هر حال صلاحیت دارد تا درصلاحیت خود نفیا یا اثباتا اظهار نظر کند منتهی ابتدا لازم است تا درخواست کامل به وی تسلیم شده باشد(میرشکاری، پیشین، ص ۱۴۵).